Mẫu Kế Hoạch Tổ Chức Hội Thảo Du Học Hàn Quốc 2024

Kế hoạch tổ chức hội thảo gồm những gì? Để có thể tổ chức sự kiện hội thảo thành công, nhà tổ chức cần có kế hoạch rõ ràng và chi tiết. Bảng kế hoạch tổ chức hội thảo được coi là “kim chỉ nam” giúp cho các hạng mục chuẩn bị và quá trình triển khai tổ chức sự kiện hợp lý và khoa học. Đối với người lần đầu tổ chức hội thảo và chưa có kinh nghiệm sẽ còn nhiều bỡ ngỡ trong việc lên kế hoạch tổ chức hội thảo. Với kinh nghiệm 7 năm trong lĩnh vực tổ chức sự kiện, VietPower sẽ chia sẻ chi tiết nhất về mẫu kế hoạch tổ chức hội thảo chuyên nghiệp trong bài viết dưới đây.

Xây dựng kịch bản cho chương trình hội thảo

Sau khi xác định được mục đích của hội thảo cũng như số lượng cũng như chức vụ của những người tham dự, bạn có thể bắt đầu vạch ra những ý chính kiên quyết cần có trong quá trình diễn ra hội thảo.

Có một điều bạn cần chú ý, đó là một bản kế hoạch trước hội thảo càng chi tiết, thì độ thành công của hội thảo càng cao.

Mẫu kế hoạch tổ chức hội thảo chuyên nghiệp

Dưới đây LuxEvent xin gửi tới bạn mẫu kế hoạch tổ chức hội thảo chuyên nghiệp. Mong rằng điều này sẽ giúp bạn cảm thấy dễ dàng và nhẹ nhàng hơn trong khi lập kế hoạch tổ chức sự kiện.

Thông thường các hội thảo được mở ra là nhằm mục đích truyền tải thông điệp, nội dung liên quan tới doanh nghiệp, tổ chức. Hội thảo lúc này như là một địa điểm để mọi người cùng nhau bàn bạc và trao đổi và thảo luận về vấn đề chung được đặt ra. Do cuộc sống hiện đại có nhịp độ phát triển nhanh nên bản chất của hội thảo cũng có chút thay đổi. Các doanh nghiệp thường xuyên lồng ghép các chương trình PR sản phẩm cũng như danh tiếng của công ty vào trong buổi hội thảo. Vậy nên tùy vào doanh nghiệp bạn đang hướng tới mục tiêu nào mà sẽ có cách thức tổ chức hội thảo sao cho phù hợp.

Trong mọi chương trình nội dung luôn là phần quan trọng nhất, bởi nó tác động trực tiếp đến chất lượng đánh giá của sự kiện. Từ mục đích tổ chức, doanh nghiệp sẽ dựa vào đó để xây dựng lên nội dung hội thảo sao cho phù hợp và làm nổi bật được những thông tin quan trọng có trong sự kiện. Trong đó cái các phần nội dung không thể bỏ sót, đó là:

Chủ đề của hội thảo chính là cái sẽ được đưa ra để nhắc tới và thảo luận xuyên suốt quá trình hội thảo diễn ra.

Nội dung bao quát hay còn có thể nói cách khác là bản tóm tắt. Tại đây sẽ bao gồm toàn bộ ý chính của sự kiện. Qua đó người tham dự có thể dễ dàng nắm bắt và sắp xếp để không bỏ sót thông tin mình tìm kiếm.

Tại đây sẽ gồm tất cả các đề mục hoạt động sẽ xuất hiện trong quá trình hội thảo. Dưới mỗi đề mục đều sẽ được ghi chi tiết cách diễn ra cũng như thông tin phụ trợ cho chúng. Qua đó giúp các bộ phận có thể vận hành một cách trơn tru nhất.

Ngoài kịch bản tổ chức hội thảo chính ra thì cũng nên có thêm một bản kịch bản dự phòng để sử dụng trong trường hợp bất đắc dĩ. Đây tuy chỉ là bản dự phòng thế nhưng vẫn cần được chăm chút tỉ mỉ, bởi ngộ nhỡ trường hợp xấu thực sự xảy ra thì chúng ta sẽ bắt buộc phải dùng tới những kịch bản phụ trợ này.

Xác định thời gian, địa điểm tổ chức hội thảo

Về thời gian tổ chức, ban tổ chức cần cân nhắc mọi mặt và xem xét kỹ lưỡng. Đôi khi còn cần đến cả một chút tâm linh tại đây để giúp cho hội thảo diễn ra được suôn sẻ hơn. Hội thảo thường được ưu tiên tổ chức vào những ngày cuối tuần và có thời tiết đẹp, thuận tiện cho việc đi lại cũng như tiếp đón đoàn khách tham dự.

Còn về địa điểm tổ chức hội thảo thì cần được cân nhắc dựa vào quy mô người tham dự cũng như quy mô hội thảo. Nếu là hội thảo trao đổi thì sẽ cần những không gian sang trọng, yên tĩnh. Còn nếu có thêm các hoạt động bổ trợ thì cần một mặt bằng rộng rãi và thoáng mát hơn.

Hội thảo thành công là khi truyền tải được hết những gì mình đem tới cho người tham dự. Vậy nên người tham dự cũng cần phải có kiến thức và hoàn cảnh tương xứng với sự kiện.

Một chương trình hội thảo với kinh phí nằm trong tầm kiểm soát là điều ai cũng muốn. Vậy nên cần xác định rõ tổng số kinh phí cũng như từng mục có thể bỏ ra tối đa là bao nhiêu. Ngoài ra cũng cần một khoản gọi là chi phí dự trù. Ngân sách này sẽ được dùng cho những trường hợp phát sinh ra trong thời gian diễn ra hội thảo.

Hướng dẫn lên kế hoạch tổ chức hội thảo

Trong quá trình tổ chức hội nghị, hầu hết các doanh nghiệp đều muốn tạo ra một chương trình đặc biệt mang hình ảnh và văn hóa đặc trưng của doanh nghiệp. Điều này có thể được thể hiện qua việc sáng tạo một chủ đề độc đáo và liên quan tới thương hiệu. Từ thiết kế không gian, trang trí sân khấu cho đến nội dung chương trình, tất cả sẽ xoay quanh chủ đề này. Mục tiêu là tạo ra một môi trường ấn tượng, mang tính nhận diện cao và tạo cảm giác đặc biệt cho người tham gia.

Quyết định danh sách người tham dự

Biết được ai sẽ tham dự sẽ quyết định trực tiếp đến độ thành công của hội thảo. Ví dụ, nếu muốn chia sẻ kinh nghiệm phát triển doanh nghiệp, thì đối tượng người tham gia bạn hướng tới nên là các doanh nghiệp vừa và nhỏ hơn. Còn nếu muốn tuyển dụng số lượng lớn, thì bạn sẽ phải tổ chức ở một khoảng không gian rộng hơn để phù hợp với nhiều cá nhân tới tham dự.

Nếu là những hội thảo mang tính chất chuyên ngành đặc thù, bạn nên đính kèm trước danh sách những khách tham dự. Càng cụ thể càng tốt. Và dĩ nhiên là cũng nên dự trù thêm một vài chỗ trống nếu khách mời có ý muốn dẫn thêm người quen.

Tùy vào số lượng người tham dự cũng như tính chất của hội thảo mà các bạn nhắm đến, hãy chọn một địa điểm tổ chức sự kiện phù hợp. Nếu như là hội thảo riêng tư, bạn nên chọn những nơi có tiếng trong việc đảm bảo quyền riêng tư của khách hàng. Còn nếu nó là những hội thảo lớn và mở cửa cho nhiều tầng khách tham dự, những trung tâm hội nghị là dành cho bạn.

Xây dựng kế hoạch theo dõi sau hội thảo

Cách để đánh giá rõ ràng nhất hội thảo của bạn có thành công hay không chính là xem các bản đánh giá từ những người tham dự. Bạn hãy tạo một khảo sát gồm chuỗi các câu hỏi về đủ các khía cạnh đã diễn ra trong buổi hội thảo và gửi nó tới tay của những người đã tham dự. Hãy tạo nhiều cơ hội nhất có thể để cho các khách mời tham dự được nêu ra đánh giá của họ về buổi hội thảo. Điều này có vẻ sẽ hơi lâu vì phải tổng hợp ý kiến, nhưng đây là cách duy nhất để xem xét độ thành công của sự kiện cũng như rút ra kinh nghiệm để cải thiện cho những lần sau.

Ngoài đánh giá về hội thảo, bạn cũng nên chuẩn bị một bản vắn tắt những thông tin quan trọng cần lưu ý đã nhắc tới trong hội thảo. Bạn có thể gửi mail hoặc gửi tài liệu, tùy thuộc vào tính chất của hội thảo.

Tư vấn Kịch Bản sau 15 phút hoặc gọi Hotline 0814.024.666

Xác định thời gian và lựa chọn địa điểm tổ chức

Xem xét các địa điểm phù hợp với số lượng và yêu cầu của người tham gia. Đặt ngày và thời gian tổ chức hội thảo, đảm bảo không trùng với các sự kiện quan trọng khác.

Xem thêm: Top 8 địa điểm tổ chức hội thảo tại Hà Nội

Về danh sách khách mời, bạn cần lên danh sách đầy đủ để nắm bắt được con số, không được bỏ sót các đối tượng quan trọng. Ban tổ chức phải rà soát nhiều lần trước khi in ấn số lượng thư mời hoặc linh hoạt đối với khách mời ở xa bằng cách gửi thư mời điện tử trước thời gian diễn ra sự kiện.

Tư vấn Kịch Bản sau 15 phút hoặc gọi Hotline 0867.12.8688

Để có thể tổ chức hội nghị thành công, một bước không thể thiếu là bạn cần phải dự trù kinh phí tổ chức hội nghị hội thảo một cách cụ thể và chi tiết nhất để tránh phát sinh nhiều chi phí lãng phí. Nếu như bạn dự trù ngân sách tổ chức sự kiện ít hơn so với kinh phí thực tế, thì sẽ có thể gặp khó khăn trong công tác chuẩn bị và tổ chức buổi hội thảo, hội nghị, dẫn tới kết quả của sự kiện đó cũng bị ảnh hưởng.

Trong quá trình diễn ra sự kiện sẽ không thể tránh khỏi những rủi ro hoặc phát sinh ngoài ý muốn. Chính vì vậy việc lên kế hoạch dự phòng khi tổ chức hội thảo rất quan trọng. Việc lên kế hoạch dự phòng sẽ giúp bạn chủ động trước mọi tình huống phát sinh, giảm thiểu rủi ro và để đảm bảo sự kiện diễn ra thành công.